Modèle type de procès verbal

Certaines réunions organisées par le comité d’entreprise nécessitent, au delà du compte rendu habituel, la production d’un procès-verbal détaillé. Ce dernier doit être construit de telle manière qu’il puisse faire mention d’un certains nombre de données. Le présent article va vous permettre de découvrir, ou de préciser, quelles informations doivent impérativement apparaître dans le corps de ce document officiel, reconnu par la loi.

Les participants

Dans un premier temps il vous faudra mentionner, sous forme de liste par exemple, les noms, prénoms et qualités des personnes présentes lors de la réunion. Vous devrez également préciser, pour les personnes absentes, si elles ont été excusées par le biais d’un motif annoncé, ou si elles n’ont pas prévenu.

L’ordre du jour

Après avoir noté l’heure de l’ouverture de la séance par le président, dont vous aurez mentionné le nom, vous pourrez, alors, énoncer la ou les diverses questions qu’il a été prévu d’aborder au cours de la réunion. Ici aussi, une énonciation sous forme de liste peut parfaitement convenir. Ces questions vous permettront, ensuite, d’organiser votre procès-verbal sous forme de chapitres.

Les débats

En effet, les différentes questions placées à l’ordre du jour feront, tout au long de la réunion, l’objet de divers échanges et délibérations entre les participants. Vous aurez à réaliser un compte rendu fidèle de ces débats, et ce, sur chaque question de l’ordre du jour. Vous prendrez soin, bien sûr, de réaliser, pour plus de clarté, un chapitre par thème évoqué. A vous, selon les situations, d’insérer des citations, des listes à puces ou tout autre élément permettant de bien saisir le contenu des échanges. Vous pourrez éventuellement ajouter, pour chaque sujet, si il a été ou non approuvé et le nombre de voix “pour” et “contre”.

Les mentions de fin de séance

Enfin, à l’issue de la réunion, vous n’omettrez pas de relever l’heure de fin de séance. Les date et lieu de déroulement de la réunion ainsi que votre nom, en qualité de secrétaire, et votre signature, achèveront la réalisation de votre document qui pourra, alors, être communiqué au chef d’entreprise et aux membres du comité afin qu’ils puissent l’adopter.