Le compte-rendu qui sonne juste

Pour un secrétaire novice qui découvre son rôle, ce peut être un véritable dilemme : savoir effectuer un compte-rendu qui sonne juste. Qui redonne toute l’atmosphère de la réunion, et pas seulement sur un plan technique, mais pourra, sans forcément entrer dans chaque détail et sans révéler des secrets, apporter toute l’idée de la réunion.

Les moyens

Le secrétaire, s’il est le seul habilité à rédiger un compte-rendu, il ne lui est pas interdit de se faire aider dans cette mission si sa spécialité est plus dans l’animation des débats, dans les tâches relationnelles ou dans le juridique, par exemple. Et, s’il se fait aider; il lui reste plusieurs possibilités à son arc. Il peut tout d’abord se faire aider en nommant un secrétaire adjoint, au sein du comité. Mais il peut aussi se faire aider ponctuellement par quelqu’un qu’il sollicitera, au moins au début, le temps de bien apprendre personnellement son rôle. Enfin, il peut encore faire appel à une société externe qui sera contractualisée pour ce travail. Là encore, 2 possibilités s’offrent à lui : faire déplacer cette société spécialisée en compte-rendu, ou lui fournir un fichier d’un enregistrement de cette réunion qui lui permettra de préparer ce travail sans se déplacer.

La méthode

Quoi qu’il en soit, ce compte-rendu, pour sonner juste, ne doit pas oublier l’atmosphère de la réunion. Ne pas cacher les tensions qu’il peut exister lors de la prise de décision permet de mieux comprendre les tenants et les aboutissants de chaque dossier. Il ne faut ni mésestimer ni surestimer chaque point afin que ce compte-rendu soit efficace. Car il ne faut pas, à l’inverse, non plus, donner trop d’importance à des faits mineurs, accuser des personnes ou insulter un intervenant. Un compte-rendu n’est pas, non plus, un règlement de compte et il doit aussi savoir apporter la sérénité lorsqu’elle est nécessaire. Ne pas cacher les tensions éventuelles sans leur donner trop d’importance surtout si, au final, un accord est intervenu. D’où, l’autre nécessité, de ne pas trop nommer les personnes dans un compte-rendu, car ce dernier ne doit pas être accusateur.