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Modèle gratuit de procès-verbal
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Un modèle gratuit de procès-verbal peut être soumis à tout rédacteur s’interrogeant sur la nature de ce document comportant des aspects légaux et juridiques indéniables. En effet, certaines caractéristiques apparaissent nécessairement dans tous les procès-verbaux. Néanmoins, le procès-verbal doit toujours être adapté à l’instance à laquelle vous appartenez. Faites appel à un professionnel qui saura adapter le fond et la forme du procès-verbal à vos besoins.

Un exemple de modèle gratuit de procès-verbal.

Le modèle gratuit de procès-verbal suivant est typique ; il présente l’avantage d’être adaptable à l’instance à laquelle vous appartenez, notamment au Comité d’Entreprise.

Titre de l’instance

Date de la réunion.

Présidence :

Monsieur (ou Madame) (précisez le nom)

Secrétaire :

Monsieur (ou Madame) (précisez le nom)

Présents :

Monsieur (ou Madame) (précisez le nom)

Monsieur (ou Madame) (précisez le nom)

Absents excusés :

Monsieur (ou Madame) (précisez le nom)

Monsieur (ou Madame) (précisez le nom)

Invités ou intervenants :

Monsieur (ou Madame) (précisez le nom)

Monsieur (ou Madame) (précisez le nom)

La séance est ouverte à (précisez l’heure), par (précisez le nom du Président de séance).

Ordre du jour de la réunion

1. Titre de la question

2. Titre de la question

3. Titre de la question

I. Titre de la question

Les documents nécessaires à la présente réunion ont été communiqués aux membres de la réunion le (précisez la date).

Exposé de la situation (ou du projet, de la question) par (précisez le nom de l’intervenant).

Exposé des débats et des délibérations

A l’issue d’un vote à main levée, les membres présents approuvent (ou désapprouvent) le projet susmentionné par (nombre) voix favorables et (nombre) voix défavorables.

II. Titre de la question n°2

III. Titre de la question n°3

IV. Titre de la question n°4

L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à (précisez l’heure).

La prochaine réunion se tiendra le (précisez la date) à (précisez le lieu).

Nom et signature du Secrétaire

Comment adapter ce modèle gratuit de procès-verbal ?

La présentation et la mise en page d’un modèle gratuit de procès-verbal varient selon l’identité de l’instance et l’image qu’elle souhaite véhiculer. La police de caractère, la taille de caractère, la présence de couleurs ou de logo varient également en fonction lectorat (large ou confidentiel) du procès-verbal. Le vocabulaire utilisé doit toujours être précis ainsi que le style utilisé. Ces deux paramètres constituent en outre le socle d’un procès-verbal convenable.

Le modèle gratuit de procès-verbal proposé précédemment doit être adapté au type et style de la réunion concernée. Un spécialiste de la rédaction de procès-verbal saura adapter le modèle de procès-verbal aux attentes de ses clients, et lui suggérer des choix judicieux.

Crédit Flickr user mereteveian

Extrait de procès-verbal

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Le procès-verbal établi par le secrétaire fait foi des débats, positions et décisions du Comité d’Entreprise, même quand il n’a pas encore été approuvé par ses membres. L’adoption d’un procès-verbal rend en revanche problématique la contestation des propos tenus en séance. Tout salarié peut contester en justice l’exactitude d’un procès-verbal durant le délai de prescription de droit commun de 30 ans. Le Secrétaire est tenu de fournir à différentes occasions un extrait de procès-verbal. Contactez un prestataire expert la matière pour effectuer un choix pertinent d’extrait de procès-verbal.

Quel est l’usage de l’extrait de procès-verbal ?

L’archivage des comptes rendus de réunion est requis dans la mesure où il est nécessaire de produire un extrait de procès-verbal en justice, en cas de conflit. Les tribunaux et la Cour de Cassation rendent des jugements et des arrêts qui font souvent référence aux procès-verbaux des Comités, notamment dans les cas suivants :

  • contestation d’une décision prise par le Comité d’Entreprise ;
  • élément de preuve des engagements pris par le Président du Comité d’Entreprise ;
  • usage constaté dans l’Entreprise.

Aux Prud’hommes, l’extrait de procès-verbal d’une réunion faisant état de l’engagement de l’employeur peut être produit comme ayant valeur contractuelle si le document a été signé par celui-ci. Enfin, l’extrait de procès-verbal d’une réunion de CE peut être utilisé à la Cour pénale, mais seulement à titre de renseignement. La condamnation est suspendue aux témoignages devant corroborer les propos incriminés.

Quels extraits de procès-verbal sont-ils régulièrement envoyés à l’inspection du travail ?

Dans certains cas précis, le chef d’entreprise est soumis à l’obligation de transmettre un extrait de procès-verbal de réunion de Comité d’Entreprise aux autorités administratives comme par exemple lors d’un licenciement pour motif économique (articles L 321-4 et R 321-3 du Code du travail).

Par ailleurs, deux exemplaires de l’extrait de procès-verbal faisant état de l’élection des membres du Comité d’Entreprise doivent parvenir à l’inspection du travail.

Enfin, les avis émis par les élus en matière de formation professionnelle continue doivent être recueillis et un extrait du procès-verbal afférent obligatoirement joint à la déclaration faite à l’inspection du travail.

En outre, l’inspecteur du travail est destinataire de l’ordre du jour de chaque réunion de Comité d’Entreprise.

Dans tous ces cas de figure, le plus grand soin doit être apporté à l’exactitude des propos rapportés dans l’extrait de procès-verbal. Nous vous invitons à ce titre à toujours travailler avec un prestataire spécialisé dans la rédaction de documents afin de répondre aux obligations faites en matière de production d’extrait de procès-verbal.

Le procès-verbal de réunion

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Suite à un rassemblement, une assemblée, un congrès, un séminaire, un symposium, des assisses, vous devez dresser un procès-verbal de réunion, qui requiert un formalisme particulier. Faites-vous rappeler par un professionnel du procès-verbal de réunion pour être conseillé à ce sujet.

Quel est l’usage du procès-verbal de réunion ?

Les réunions pourrait devenir superfétatoires si les échanges n’étaient pas notifiés, enregistrés et archivés (considérés comme des acquis ou des engagements). Le procès-verbal de réunion est à ce titre un outil de travail officiel dans certains contextes. Le procès-verbal de réunion permet d’établir formellement à l’écrit le contenu des propos tenus oralement en séance et de les tenir pour acquis. Le procès-verbal de réunion est une référence de travail efficace qui permet de notifier clairement les points d’avancement et d’accord, les points de négociation et de désaccord.

Le procès-verbal a un caractère légal dans certaines circonstances. Par exemple, un procès-verbal de réunion de Comité d’Entreprise fait foi des débats, positions, et décisions prises en réunion. L’adoption d’un procès-verbal rend légalement impossible la contestation des propos tenus en séance. Il s’avère en outre possible des produire les procès-verbaux de certaines réunion en justice en cas de conflit.

Quel est le formalisme particulier d’un procès verbal de réunion ?

Le procès-verbal de réunion permet de laisser la trace écrite des propos tenus oralement. Le procès-verbal de réunion restitue par écrit de manière factuelle, claire et neutre les décisions ou points abordés lors de la réunion. Le procès-verbal de réunion ne prend donc pas parti pour l’un ou l’autre interlocuteur. A la différence du compte rendu de réunion, le procès-verbal de réunion peut même constituer une retranscription littérale (ou réécriture littéraire) in extenso des propos tenus par les interlocuteurs. Echanges, discussions et décisions sont alors enregistrés exhaustivement.

Le procès-verbal de réunion constitue un précieux témoignage des positions exposées, des décisions prises et les actions à effectuer. Chaque participant peut s’y référer en cas de contestation ou de doute. En outre, le procès-verbal de réunion permet de constituer les archives d’un groupe de travail.

Une séance de travail en groupe n’est que le premier maillon d’un travail de construction de décisions qui signalent une progression du travail. Le procès-verbal de réunion est un acte écrit qui sert de référence officielle dans l’avenir. En raison de son importance officielle et de sa présentation formelle, il mérite d’être rédigé par un spécialiste. Contactez un prestataire expert en procès-verbal de réunion.

Modèle de procès-verbal

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Le procès-verbal est un document officiel. Il n’existe pas de modèle universel de procès-verbal à utiliser obligatoirement. Certaines caractéristiques apparaissent nécessairement dans tous les procès-verbaux. Ces notions acquises, reste à adapter la présentation du procès-verbal à vos besoins.

Existe-t-il un modèle type de procès-verbal ?

Le modèle de procès-verbal suivant est typique, et peut à ce titre être adapté à l’Instance à laquelle vous appartenez. Le modèle de procès-verbal suivant peut être utilisé notamment dans le cadre des réunions de Comité d’Entreprise. Faites-vous rappeler par un professionnel en modèle de procès-verbal afin de sélectionner judicieusement le plan le mieux adapté à vos besoins.

Titre de l’instance

Date de la réunion.

Le Présidence :

Monsieur (ou Madame) (précisez le nom)

Secrétaire :

Monsieur (ou Madame) (précisez le nom)

Membres élus du comité présents :

Monsieur (ou Madame) (précisez le nom)

Monsieur (ou Madame) (précisez le nom)

Monsieur (ou Madame) (précisez le nom)

Membres suppléants :

Monsieur (ou Madame) (précisez le nom)

Monsieur (ou Madame) (précisez le nom)

Absents excusés :

Monsieur (ou Madame) (précisez le nom)

Monsieur (ou Madame) (précisez le nom)

La séance est ouverte à (précisez l’heure), par le Président (précisez le nom).

Questions à l’ordre du jour de la réunion

1. …

2. …

3. …

4. …

I. Titre de la question n°1

Exposition de la situation (ou du projet, ou de la question…) par (précisez).

Les documents nécessaires à la présente réunion ont été communiqués aux membres du comité le (date)

Délibérations

A l’issue d’un vote à main levée, le comité approuve le projet ci-dessus par … voix favorables et … voix défavorables.

II. Titre de la question n°2

III. Titre de la question n°3

IV. Titre de la question n°4

L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à (compléter) heures.

La prochaine réunion se tiendra le (précisez la date) à (précisez le lieu).

Nom du secrétaire

Quelles sont les spécificités d’un procès-verbal ?

Notons les spécificités du modèle procès-verbal présenté ci-dessus. Tout procès-verbal contient les éléments suivants :

  • – nom de l’Instance ;
  • – titre de la réunion ;
  • – le numéro de PV ;
  • – liste des personnes présentes, absentes et invitées (par ordre alphabétique). La liste des présents doit mentionner le statut des personnes ;
  • – vérification du quorum (lorsque cette condition est requise)
  • – nom de la personne qui assume la présidence et celui du ou de la secrétaire ;
  • – lecture et adoption de l’ordre du jour ;
  • – adoption du procès-verbal de la dernière réunion ;
  • – points à l’ordre du jour ;
  • – questions diverses ;
  • – date, heure et lieu de la réunion suivante ;
  • – heure de levée de la séance.

La présentation et la mise en page varient selon l’identité de l’Instance et l’image qu’elle peut véhiculer : la police de caractère ; la taille de caractère, la présence de couleurs ou de logo varient également en fonction du lectorat du procès-verbal.

Le modèle de procès-verbal doit être adapté au type et style de la réunion concernée. Un spécialiste de la rédaction de procès-verbal saura adapter le modèle de procès-verbal aux attentes de ses clients, et lui suggérer des choix judicieux. Contactez un prestataire expert en modèle de procès-verbal.

Exemple de procès-verbal

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Vous devez rédiger un procès-verbal et ne savez pas concrètement à quoi ce document ressemble. Un exemple de procès-verbal peut vous aider à fixer les règles d’établissement de ce document officiel. L’exemple suivant de procès-verbal concerne une réunion de Comité d’Entreprise.

Un exemple typique de procès-verbal :

Le procès-verbal obéit à des règles très strictes. Contactez un prestataire expert en procès-verbal pour qu’il vous présente des exemples adaptés à vos besoins. Dans l’exemple suivant de procès-verbal, le but est de restituer par écrit les décisions ou les points traités par des locuteurs lors d’une réunion. Purement factuel, il est rédigé au style indirect, mais vous pouvez également utiliser le style direct dans ce genre de document.

 

Comité d’Entreprise

 

Procès-verbal de la 15e séance.

La réunion s’est tenue le 9 février 2010 à 9 heures 30, Salle du Conseil.

 

Sont présents :             M. A

M. B

Mme C

Mme D

M. E

Mme F

M. G

Mme H

Sont absents :               Mme I

M. J

Ordre du jour

La séance est ouverte à 9 heures 30.

M. A, président, souhaite la bienvenue aux membres élus du Comité d’Entreprise.

1. Adoption de l’ordre du jour

Le président donne lecture de l’ordre du jour figurant dans l’avis de convocation. L’ordre du jour est adopté à l’unanimité.

2. Approbation du procès‑verbal de la 14e séance

Le président donne lecture du procès‑verbal de la dernière séance tenue le 17 novembre 2009. Mme A indique qu’à la page 4 il faut lire acceptation et non pas acception. Sur la proposition de M. Blais appuyée par Mme Girard, le procès-verbal est modifié conformément à cette remarque et approuvé à l’unanimité.

3. Rapports des Commissions

Le président invite le responsable des Commissions à présenter son rapport d’activité. Les comptes rendus seront envoyés par La Poste aux membres du Comité d’Entreprise.

Le président de la Commission loisirs donne lecture du compte rendu suivant :

La situation des comptes fait apparaître une utilisation du budget à hauteur de 160 608,38 euros sur un total annuel de 180 000 euros.

Les spectacles, conférences et voyages proposés aux salariés sont les suivants :

  • Spectacle :

 

Le renard et l’enfant au Grand Rex dimanche 6 janvier 2010 : 400 options à 9 euros l’unité (vendu 5 euros comme chaque année) ;

La tectonique des sentiments au Théâtre Marigny mardi 12 février 2008 : 50 places à 43 euros en 1ière catégorie (vendu 25.80 euros) ;

– Conférences :

  • Vauban, Bâtisseur du roi soleil à la Cité de l’Architecture et du Patrimoine 

    samedi 2 février 2010 ;;

  • Orientalisme et exotisme au Musée d’Orsay, samedi 17 mai 2010.

 

A l’issue d’un vote à main levée, les Elus émettent un avis favorable sur ces propositions.

  • Voyages :
  • la Russie Impériale ;
  • le Canada. La Commission a décidé de se rapprocher de l’Amicale des retraités en leur proposant de se joindre à notre voyage avec une réduction de 10 %.

 

4. Date et lieu de la prochaine séance

La prochaine séance du Comité d’Entreprise aura lieu le 10 mars 2010 à 9 heures, salle du Conseil.

L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 10 heures.

Le secrétaire, Monsieur B.

Description de l’exemple de procès-verbal

L’exemple de procès-verbal retenu présente un caractère officiel. Il s’agit d’un rapport complet succinct ayant un caractère informatif voire juridique. Cet exemple de procès-verbal est rédigé avec exactitude, clarté, objectivité et concision. Dans cet exemple de procès-verbal, le présent de l’indicatif est employé. Le lieu et l’endroit de la réunion ainsi que le nom des personnes participantes sont présentés. L’annonce du contenu de l’ordre du jour est effectuée, suivi de l’essentiel des discussions présenté chronologiquement. Chaque point discuté fait l’objet d’un paragraphe. Dans l’exemple de procès-verbal, l’heure de levée de réunion et la signature de la personne ayant établi le document sont mentionnées.

Le travail de rédaction du procès-verbal demande temps et minutie. Ce travail peut être confié à un spécialiste qui assiste à la réunion et/ou enregistre les débats. Faire appel à un prestataire constitue un gain de temps, du confort durant la réunion et garantit l’impartialité de la retranscription des débats. N’hésitez pas à demander un devis pour la rédaction de vos procès-verbaux.