Les Institutions Représentatives du Personnel n’ont pas toutes les mêmes besoins en matière de procès-verbaux de réunion. En fonction de l’ordre du jour, il est aussi possible que le procès-verbal doive être plus ou moins exhaustif d’une réunion sur l’autre.

L’idéal est de trouver la bonne formule entre retranscription et synthèse des débats. Certains points de l’ordre du jour, ou certaines interventions, doivent être rapportés de façon exhaustive dans le procès-verbal ; d’autres appellent à une synthèse plus ou moins poussée.

Si un procès-verbal dense permet de donner la parole à un maximum d’intervenants et de bien faire transparaître la logique des échanges entre Direction et élus, un procès-verbal bref est beaucoup plus attractif pour les salariés. Rappelons en effet que l’objectif final d’un procès-verbal de séance est d’informer ces derniers.

Si vous avez du mal à définir votre format idéal (nombre de pages par heure de réunion), nous pouvons vous aider à choisir. Nous pouvons même rédiger plusieurs PV lors de la première réunion, afin que vous compariez les versions.

Procès-verbal Rédaction vous propose 5 formats préétablis. Choisissez celui qui correspond le mieux à vos besoins.
Précisons en outre qu’il vous est possible, systématiquement ou à l’occasion d’un ordre du jour particulier, de rédiger pour deux procès-verbaux d’une même séance : un procès-verbal dense qui servira d’archives et sera transmis aux autorités compétentes (Inspection du travail, Direction départementale du travail, Médecine du travail…), et un procès-verbal synthétique qui informera au mieux les salariés.

Formats des procès-verbaux que nous rédigeons :

Procès-verbal mot à mot

Le procès-verbal mot à mot compte de 16 à 23 pages par heure de réunion. Il s’agit d’un mot à mot légèrement amélioré. Les erreurs de langage sont corrigées, mais le texte garde les hésitations, les redites, etc. Ce document est idéal pour les IRP souhaitant archiver les propos des uns et des autres à la virgule près. Il n’est cependant pas exploitable immédiatement pour informer les salariés ou toute autre partie, car il est dans l’ensemble peu compréhensible à une personne n’ayant pas assisté à la réunion.

Procès-verbal in extenso

Le procès-verbal in extenso compte de 10 à 16 pages par heure de réunion. Reprend l’ensemble des propos tenus par les orateurs, mais réécrits dans une langue parfaitement correcte et claire. Ce document est choisi par les IRP qui souhaitent communiquer et archiver l’intégralité des débats de l’instance. Chaque procès-verbal  de ce format est cependant long à lire, et mieux vaut rédiger parallèlement une synthèse très brève de la réunion pour informer les salariés.

Procès-verbal maximisé

Le procès-verbal maximisé compte de de 7 à 9 pages par heure de réunion. Ce document présente l’avantage, par rapport au procès-verbal in extenso, de ne pas produire les hésitations, redites et digressions qui ne manquent jamais d’avoir lieu en réunion. Là aussi, cependant, il est conseillé de disposer d’un second compte rendu, beaucoup plus bref, afin d’informer des salariés souvent paresseux quant à la lecture des PV d’IRP.

Synthèse étendue

La synthèse étendue compte 5 à 6 pages par heure de réunion. Ce document s’adresse aux IRP qui souhaitent un procès-verbal le plus complet possible tout en étant aisément compréhensible par une personne n’ayant pas assisté à la réunion. Les points de détail, comme les digressions, sont gommés du texte.

Synthèse affinée

La synthèse affinée compte 3 à 4 pages par heure de réunion. Ce document s’adresse aux IRP qui ne souhaitent garder que la substantifique moelle des débats. Ils obtiennent ainsi d’emblée un texte simple et bref, que les salariés auront plaisir à lire.

Synthèse flash

La synthèse flash compte 1 ou 2 pages par heure de réunion maximum. Ce document s’apparente au relevé de décision : il ne met en exergue que les conclusions de chaque point de l’ordre du jour, sans aucune fioriture. Tout comme la “synthèse affinée”, il est idéal pour informer les salariés si vous rédigez concomitamment un procès-verbal plus exhaustif.